Číselník, v angličtině často označovaný jako "lookup table" nebo "reference table", je důležitým prvkem v oblasti správy dat a informačních systémů.

Jde o seznam předem definovaných hodnot, které se používají pro standardizaci a zjednodušení zadávání dat. Na konci článku najdete typické příklady.

Proč jsou číselníky důležité?

1. Konzistence dat: Číselníky zajišťují, že všichni uživatelé a všechny vaše systém používají stejné hodnoty pro stejné věci. Například místo toho, aby každý zadával název města jinak ("Praha", "praha", "Prague"), číselník nabídne pouze jednu správnou variantu.
2. Efektivita: Uživatelé nemusí pokaždé ručně zadávat hodnoty, ale mohou je vybrat z předem definovaného seznamu.
3. Snížení chybovosti: Omezením možností zadávání na předem definované hodnoty se snižuje riziko překlepů a jiných chyb.
4. Snadnější analýza dat: Standardizované hodnoty usnadňují filtrování, třídění a analýzu dat.

V moderních nástrojích pro řízení práce, jako je Asana, se s číselníky setkáte v podobě Custom Fields (vlastních polí). Zde můžete vytvořit pole s předdefinovanými možnostmi, což vám pomůže udržet konzistenci napříč všemi projekty a úkoly.

V Airtable jsou číselníky reprezentovány jako pole typu "Single Select" nebo "Multiple Select", kde můžete definovat seznam možných hodnot.

Notion nabízí podobnou funkci v podobě "Select" nebo "Multi-select" vlastností, které umožňují vytvářet vlastní seznamy hodnot.

Při vytváření číselníků je důležité najít rovnováhu mezi dostatečnou flexibilitou a přílišnou složitostí. Začněte s nejnutnějšími hodnotami a postupně je rozšiřujte podle potřeby. Pravidelně revidujte své číselníky, abyste se ujistili, že stále odpovídají potřebám vaší organizace.

Pro správu číselníků firmy dříve firmy využívali nástroje jako Excel a dnes přechází právě na výše zmíněný Airtable, Notion nebo podobné nástroje. Pokud takové nástroje nevyužíváte, mohl by se vám hodit náš nástroj v rámci Workflow Atlasu.

Typické příklady číselníků

• Stavy zakázek: V jednání, Potvrzeno, V realizaci, Dokončeno, Stornováno
• Kategorie zákazníků: Nový (0-6 měsíců), Aktivní (6+ měsíců), Neaktivní (12+ měsíců bez nákupu)
• Typy produktů nebo služeb: Jednorázový produkt, Opakovaný produkt, Kombinovaná nabídka
• Priority úkolů: Kritická, Vysoká, Střední, Nízká
• Způsoby platby: Hotovost, Platební karta, Bankovní převod, Elektronická peněženka, Dobírka, Jiné
• Zdroje příchozích kontaktů: Vlastní média, Placená reklama, Organické vyhledávání, Sociální sítě, Osobní doporučení, Události, Jiné
• Fáze obchodního procesu: Prvotní kontakt, Kvalifikace leadů, Prezentace nabídky, Vyjednávání, Uzavření obchodu, Poprodejní péče
• Kategorie výdajů: Provozní náklady, Personální náklady, Marketing a prodej, IT a technologie, Materiál a zásoby, Služby třetích stran, Investice a vybavení, Ostatní
• Hodnocení spokojenosti zákazníků: Velmi spokojený, Spokojený, Neutrální, Nespokojený, Velmi nespokojený
• Typy komunikačních kanálů: E-mail, Telefon, Osobní schůzka, Video hovor, Textová zpráva, Sociální média