Nastavení vhodné struktury týmů a projektů v Asaně (popravdě v jakémkoliv nástroji) určuje, jestli se bude nástroj používat a jestli budete mít přehled nad tím, co se v Asaně děje. Pokud chcete přemýšlet o Asaně pouze jako o úkolovníku, kam neorganizovaně vysypete všechny úkoly, které je potřeba splnit, nebude to fungovat.
Struktura Asany odráží strukturu vaší organizace jako nastavené zrcadlo. Pokud jste v procesu implementace Asany, je to možná poprvé, co nad strukturou fungování přemýšlíte. A ne – nebavíme se jen o organigramu a o tom, jak rozdělit lidi do oddělení. Bavíme se o pohledu na firmu skrze její funkce – nejčastěji procesy.
Struktura Asany je stejně jako struktura firmy vždy individuální a odráží se od klíčových procesů ve firmě. Cílem tohoto článku je představit vám, jak nad strukturou Asany přemýšlet a jak ji nastavit. Struktura týmů a projektů pak ovlivňuje mnoho dalších oblastí: reporting, automatizace nebo i způsob implementace Asany do týmu.
Hlavní přínosy dobré struktury
- Budete mít lepší přehled. Budete mít jistotu, že např. v daném uloženém vyhledávání nebo v portfoliu projektů objeví vše, co tam má být.
- Lidé se lépe zorientují. Pokud neví, kam jaký úkol napsat, pošlou ho e-mailem. A to nechceme.
Toto je jeden z nejhodnotnějších článků, který tady můžete potkat. Doporučuji věnovat mu pozornost, a pokud vám nebude cokoliv jasné, napište mi.
👉 Postup, jak si zmapovat své vlastní procesy a jak podle nich nastavit svou Asanu, najdete v článku Jak mapovat procesy.
K čemu slouží organizace
K organizaci se v Asaně váže firemní doména (např. `workflow.ooo` nebo `honzapav.com`). Jedna organizace ale může sdružovat více domén. Z toho vyplývá, že:
Organizace je prostor buď pro jednu firmu, nebo soubor firem, které spolupracují a mají třeba i překryvy.
Je vhodné eliminovat situace, kdy má jedna firma více vlastních organizací nebo pracovních prostorů (`Workspace`). Je to možná maličkost, ale strašně důležitá z pohledu nákladů – v Asaně se platí za každého uživatele s doménou organizace, a pokud má člověk dva účty a je vždy tzv. `member`, platí za něj dvakrát.
K čemu se využívají týmy?
Oddělení lidí podle struktury firmy
Asana může kopírovat strukturu firmy, tedy oddělení a týmy. Asana má jednu velkou výhodu – jeden úkol může být součástí více projektů ve více týmech, a tak můžete zajistit, že nevzniknou oddělené části firmy (říkává se jim "sila"). Díky této funkci mohou lidé z různých oddělení efektivně spolupracovat, aniž by docházelo k duplikaci práce.
Pokud ale budete v Asaně řídit nějaký komplexní proces, který jde napříč odděleními, je lepší ho vyčlenit do samostatného týmu v Asaně. Mimochodem, je to příznak toho, že možná i vaše struktura firmy potřebuje trochu odladit (nezapomeňte, je to zrcadlo).
Vyčlenění velkých procesů nebo projektů
Týmy můžete využít také pro zpřehlednění Asany. Co na tom, že máte jedno marketingové oddělení. U jednoho z mých klientů je v tomto oddělení 50 lidí, a tak jsem se rozhodl ho rozdělit na týmy, které řeší brand, výkonnostní marketing, kreativu a další činnosti. Orientace je pak mnohem snazší a lidi vidí jen to, co se jich týká.
Oddělení podobných projektů
Dalším způsobem, jak zpřehlednit Asanu, je oddělení podobných projektů do samostatných týmů. Představte si firmu, která řeší B2B zakázky: má malé, střední a velké zakázky. Nebo agentura může mít buď jednorázové a dlouhodobé projekty nebo projekty podle typu: brand building, tvorba webu, reklamní kampaně. Tyto projekty klidně mohou spadat pod jedno oddělení. Pokud se ale oddělí, orientace může být lepší.
Řízení přístupů uvnitř firmy, nebo při spolupráci s externisty
Týmy se využívají také k oddělování přístupů - kdo co může vidět. Můžete takto oddělovat externisty. Třeba v Makevisionu mám jeden tým pro interní agendu a druhý pro zakázky. Klidně by to mohlo být v jednom týmu, ale takto můžeme snadno nastavit, že externisty zveme pouze do týmu zakázek (a vždy jen na bázi dílčích projektů).
K čemu se využívají Asana projekty?
Každý tým v Asaně může mít několik "projektů". Projekty v Asaně jsou místa, kde můžete vytvářet úkoly. Je to trochu nešikovné pojmenování – v `Asana projektu` totiž můžete řídit práci jak projektově, tak procesně. Asana je vhodná na různé typy práce.
Projekty jsou místem, ve kterém budete sdružovat úkoly, které spolu nějak souvisí. Buď jde o:
- dílčí úkoly, které spolu souvisí pouze oblastí (např. rozvoj dovedností), nebo jde
- o projekt (např. tvorba webu) nebo
- o proces (tvorba grafických podkladů).
Úkoly z procesů, projektů a seznamu úkolů je vhodné nemíchat – pak vzniká chaos.
Nemíchejte různé druhy úkolů do jednoho projektu v Asaně
Pokud si předem uvědomíte, jaký typ práce chcete v `Asana projektu` nastavit, půjde vám nastavování lépe.
Jak vytvořit strukturu týmů a projektů v Asaně
Týmy
Nejprve začněte týmy. Mít tým pro každé oddělení neuškodí. Popřemýšlejte o hlavních procesech nebo skupinách projektů, které jdou napříč vaší organizací. A přidejte jeden tým, kde budou všichni lidi z vaší organizace. Ten dobře poslouží v případech, kdy potřebujete řešit úkoly související s celou firmou (mimochodem jde také o skvělý způsob, jak prostřednictvím `Messages` informovat lidi o nějaké změně).
U týmů je třeba stanovit:
- Název týmu: je vhodné rozhodnout, zda má název evokovat existující oddělení, oblast zájmů, nebo ad hoc tým. Pojmenování významně ovlivňuje, jak budou lidé tým vnímat.
- Účel týmu (viz výše): existuje tým proto, aby odděloval přístupy? Aby kopíroval týmy ve struktuře firmy, nebo tým pro ad hoc projekt?
- Popis účelu: při návrhu je vhodné účel více popsat, aby bylo možné účel dobře pochopit, pokud se na přípravě struktury podílí více lidí.
- Správce týmu: kdo bude odpovědná osoba za tým.
Projekty
- Název projektu: je vhodné, aby měly projekty jmenné konvence. Lépe se v nich pak orientuje.
- Účel projektu (níže jsou příklady): proč projekt existuje? Jaký typ práce se v něm odehrává?
- Jde o projekt; sdružuje tedy práci, který má počáteční a konečné datum, takový projekt se často na konci archivuje.
- Jde o proces; řídí se zde tvorba grafických výstupů, zakázky, nábor nových lidí do týmu?
- Jde o prostor pro příchozí požadavky; to je takový proces na steroidech, např. v situaci, kdy mohou lidé zvenku do Asany zadávat úkoly skrze formulář (požadavek na tvorbu grafického podkladu, tickety zákaznického servisu, hlášení bugů při vývoji aplikace).
- Jde o dílčí úkoly; každý tým by měl mít prostor, kam se zařadí agenda týmu, která nespadá do žádného dalšího projektu. Často se označuje jako `Marketing interní`, `Marketing agenda` apod.
- Samozřejmě mohou existovat další typy projektů.
- Jednotka: co symbolizuje úkol (řádek nebo karta) v Asaně? Je to krok v procesu, je to zakázka, kampaň, je to grafický podklad. Je vhodné si určit, co se do projektu ukládá.
- Uspořádání projektu (základní pohled na projekt): `List`, `Board`, `Timeline`, `Calendar`, `Gantt`
- Sekce projektu: jak bude projekt členěný (např. podle fází projektu, podle rolí, ...).
- Správce projektu: odpovědná osoba, která bude zodpovídat za to, že je projekt aktuální.
- Týmová pravidla: to, jak se spolupracuje, se může lišit i tým od týmu. Můžete popsat, kdo a za jakých okolností může vytvářet nové projekty, kdo může zvát další uživatele (např. externisty), jak se řeší Status Updates apod. Podívejte se, jak vypadají moje pravidla pro práci v Asaně.
Doufám, že pro vás byl tento článek přínosný. Pokud by vás napadlo cokoliv, co třeba není 100% jasné, budu moc rád, pokud mi napíšete.