Uspořádání Asany: jak zvolit správnou strukturu týmů a projektů

Nastavení vhodné struktury týmů a projektů v Asaně (popravdě v jakémkoliv nástroji) určuje, jestli se bude nástroj používat a jestli budete mít přehled nad tím, co se v Asaně děje. Pokud chcete přemýšlet o Asaně pouze jako o úkolovníku, kam neorganizovaně vysypete všechny úkoly, které je potřeba splnit, nebude to fungovat.

Struktura Asany odráží strukturu vaší organizace jako nastavené zrcadlo. Pokud jste v procesu implementace Asany, je to možná poprvé, co nad strukturou fungování přemýšlíte. A ne – nebavíme se jen o organigramu a o tom, jak rozdělit lidi do oddělení. Bavíme se o pohledu na firmu skrze její funkce – nejčastěji procesy.

Struktura Asany je stejně jako struktura firmy vždy individuální a odráží se od klíčových procesů ve firmě. Cílem tohoto článku je představit vám, jak nad strukturou Asany přemýšlet a jak ji nastavit. Struktura týmů a projektů pak ovlivňuje mnoho dalších oblastí: reporting, automatizace nebo i způsob implementace Asany do týmu.

Hlavní přínosy dobré struktury

Toto je jeden z nejhodnotnějších článků, který tady můžete potkat. Doporučuji věnovat mu pozornost, a pokud vám nebude cokoliv jasné, napište mi.

👉 Postup, jak si zmapovat své vlastní procesy a jak podle nich nastavit svou Asanu, najdete v článku Jak mapovat procesy.

K čemu slouží organizace

K organizaci se v Asaně váže firemní doména (např. workflow.ooo nebo honzapav.com). Jedna organizace ale může sdružovat více domén. Z toho vyplývá, že:

Je vhodné eliminovat situace, kdy má jedna firma více vlastních organizací nebo pracovních prostorů (Workspace). Je to možná maličkost, ale strašně důležitá z pohledu nákladů – v Asaně se platí za každého uživatele s doménou organizace, a pokud má člověk dva účty a je vždy tzv. member, platí za něj dvakrát.

K čemu se využívají týmy?

Oddělení lidí podle struktury firmy

Asana může kopírovat strukturu firmy, tedy oddělení a týmy. Asana má jednu velkou výhodu – jeden úkol může být součástí více projektů ve více týmech, a tak můžete zajistit, že nevzniknou oddělené části firmy (říkává se jim "sila"). Díky této funkci mohou lidé z různých oddělení efektivně spolupracovat, aniž by docházelo k duplikaci práce.

Pokud ale budete v Asaně řídit nějaký komplexní proces, který jde napříč odděleními, je lepší ho vyčlenit do samostatného týmu v Asaně. Mimochodem, je to příznak toho, že možná i vaše struktura firmy potřebuje trochu odladit (nezapomeňte, je to zrcadlo).

Vyčlenění velkých procesů nebo projektů

Týmy můžete využít také pro zpřehlednění Asany. Co na tom, že máte jedno marketingové oddělení. U jednoho z mých klientů je v tomto oddělení 50 lidí, a tak jsem se rozhodl ho rozdělit na týmy, které řeší brand, výkonnostní marketing, kreativu a další činnosti. Orientace je pak mnohem snazší a lidi vidí jen to, co se jich týká.

Oddělení podobných projektů

Dalším způsobem, jak zpřehlednit Asanu, je oddělení podobných projektů do samostatných týmů. Představte si firmu, která řeší B2B zakázky: má malé, střední a velké zakázky. Nebo agentura může mít buď jednorázové a dlouhodobé projekty nebo projekty podle typu: brand building, tvorba webu, reklamní kampaně. Tyto projekty klidně mohou spadat pod jedno oddělení. Pokud se ale oddělí, orientace může být lepší.

Řízení přístupů uvnitř firmy, nebo při spolupráci s externisty

Týmy se využívají také k oddělování přístupů - kdo co může vidět. Můžete takto oddělovat externisty. Třeba v Makevisionu mám jeden tým pro interní agendu a druhý pro zakázky. Klidně by to mohlo být v jednom týmu, ale takto můžeme snadno nastavit, že externisty zveme pouze do týmu zakázek (a vždy jen na bázi dílčích projektů).

K čemu se využívají Asana projekty?

Každý tým v Asaně může mít několik "projektů". Projekty v Asaně jsou místa, kde můžete vytvářet úkoly. Je to trochu nešikovné pojmenování – v Asana projektu totiž můžete řídit práci jak projektově, tak procesně. Asana je vhodná na různé typy práce.

Projekty jsou místem, ve kterém budete sdružovat úkoly, které spolu nějak souvisí. Buď jde o:

Úkoly z procesů, projektů a seznamu úkolů je vhodné nemíchat – pak vzniká chaos.

Pokud si předem uvědomít, jaký typ práce chcete v Asana projektu nastavit, půjde vám nastavování lépe.

Jak vytvořit strukturu týmů a projektů v Asaně

Týmy

Nejprve začněte týmy. Mít tým pro každé oddělení neuškodí. Popřemýšlejte o hlavních procesech nebo skupinách projektů, které jdou napříč vaší organizací. A přidejte jeden tým, kde budou všichni lidi z vaší organizace. Ten dobře poslouží v případech, kdy potřebujete řešit úkoly související s celou firmou (mimochodem jde také o skvělý způsob, jak prostřednictvím Messages informovat lidi o nějaké změně).

U týmů je třeba stanovit:

Projekty

Doufám, že pro vás byl tento článek přínosný. Pokud by vás napadlo cokoliv, co třeba není 100% jasné, budu moc rád, pokud mi napíšete.