Uspořádání Asany: jak zvolit správnou strukturu týmů a projektů

1. Budete mít lepší přehled. Budete mít jistotu, že např. v daném uloženém vyhledávání nebo v portfoliu projektů objeví vše, co tam má být.
2. Lidé se lépe zorientují. Pokud neví, kam jaký úkol napsat, pošlou ho e-mailem. A to nechceme.

Organizace je prostor buď pro jednu firmu, nebo soubor firem, které spolupracují a mají třeba i překryvy.

• Oddělení lidí podle struktury firmy – Asana může kopírovat strukturu firmy, tedy oddělení a týmy. Asana má jednu velkou výhodu – jeden úkol může být součástí více projektů ve více týmech, a tak můžete zajistit, že nevzniknou oddělené firmy ve ale dokáží spolupracovat. Pokud ale budete v Asaně řídit nějaký komplexní proces, který jde napříč odděleními, je lepší ho vyčlenit do samostatného týmu v Asaně. Mimochodem, je to příznak toho, že možná i vaše struktura firmy potřebuje trochu odladit (nezapomeňte, je to zrcadlo).
• Vyčlenění velkých procesů nebo projektů – týmy můžete využít také pro zpřehlednění Asany. Co na tom, že máte jedno marketingové oddělení. U jednoho z mých klientů je v tomto oddělení 50 lidí, a tak jsem se rozhodli ho rozdělit na týmy, které řeší brand, výkonnostní marketing, kreativu a další činnosti. Orientace je pak mnohem snazší a lidi vidí jen to, co se jich týká.
• Oddělení podobných projektů – dalším způsobem, jak zpřehlednit Asanu, je oddělení podobných projektů do samostatných týmů. Představte si firmu, která řeší B2B zakázky: má malé, střední a velké zakázky. Nebo agentura může mít buď jednorázové a dlouhodobé projekty nebo projekty podle typu: brand building, tvorba webu, reklamní kampaně. Tyto projekty klidně mohou spadat pod jedno oddělení. Pokud se ale oddělí, orientace může být lepší.
• Řízení přístupů uvnitř firmy, nebo při spolupráci s externisty – týmy se využívají také k oddělování přístupů - kdo co může vidět. Můžete takto oddělovat externisty. Třeba v Makevisionu mám jeden tým pro interní agendu a druhý pro zakázky. Klidně by to mohlo být v jednom týmu, ale takto můžeme snadno nastavit, že externisty zveme pouze do týmu zakázek (a vždy jen na bázi dílčích projektů).

• Název týmu: je vhodné rozhodnout, zda má název evokovat existující oddělení, oblast zájmů, nebo ad hoc tým. Pojmenování významně ovlivňuje, jak budou lidé tým vnímat.
• Účel týmu (viz výše): existuje tým proto, aby odděloval přístupy? Aby kopíroval týmy ve struktuře firmy, nebo tým pro ad hoc projekt?
• Popis účelu: při návrhu je vhodné účel více popsat, aby bylo možné účel dobře pochopit, pokud se na přípravě struktury podílí více lidí.
• Správce týmu: kdo bude odpovědná osoba za tým.

• Název projektu: je vhodné, aby měly projekty jmenné konvence. Lépe se v nich pak orientuje.
• Účel projektu (níže jsou příklady): proč projekt existuje? Jaký typ práce se v něm odehrává?
  • Jde o projekt; sdružuje tedy práci, který má počáteční a konečné datum, takový projekt se často na konci archivuje.
  • Jde o proces; řídí se zde tvorba grafických výstupů, zakázky, nábor nových lidí do týmu?
  • Jde o prostor pro příchozí požadavky; to je takový proces na steroidech, např. v situaci, kdy mohou lidé zvenku do Asany zadávat úkoly skrze formulář (požadavek na tvorbu grafického podkladu, tickety zákaznického servisu, hlášení bugů při vývoji aplikace).
  • Jde o dílčí úkoly; každý tým by měl mít prostor, kam se zařadí agenda týmu, která nespadá do žádného dalšího projektu. Často se označuje jako Marketing interní, Marketing agenda apod.
  • Samozřejmě mohou existovat další typy projektů.
• Jednotka: co symbolizuje úkol (řádek nebo karta) v Asaně? Je to krok v procesu, je to zakázka, kampaň, je to grafický podklad. Je vhodné si určit, co se do projektu ukládá.
• Uspořádání projektu (základní pohled na projekt): List, Board, Timeline, Calendar
• Sekce projektu: jak bude projekt členěný (např. podle fází projektu, podle rolí, ...).
• Správce projektu: odpovědná osoba, která bude zodpovídat za to, že je projekt aktuální.
• Týmová pravidla: to, jak se spolupracuje, se může lišit i tým od týmu. Můžete popsat, kdo a za jakých okolností může vytvářet nové projekty, kdo může zvát další uživatele (např. externisty), jak se řeší Status Updates apod. Podívejte se, jak vypadají moje pravidla pro práci v Asaně.