Uspořádání Asany: jak zvolit správnou strukturu týmů a projektů

Vytvořeno: 09. 07. 2022 | Aktualizováno: 09. 07. 2022

Nastavení vhodné struktury týmů a projektů v Asaně (popravdě v jakémkoliv nástroji) určuje, jestli se bude nástroj používat a jestli budete mít přehled nad tím, co se v Asaně děje. Pokud chcete přemýšlet o Asaně pouze jako o úkolovníku, kam neorganizovaně vysypete všechny úkoly, které je potřeba splnit, nebude to fungovat.

Struktura Asany odráží strukturu vaší organizace jako nastavené zrcadlo. Pokud jste v procesu implementace Asany, je to možná poprvé, co nad strukturou fungování přemýšlíte. A ne – nebavíme se jen o organigramu a o tom, jak rozdělit lidi do oddělení. Bavíme se o pohledu na firmu skrze její funkce – nejčastěji procesy.

Struktura Asany je stejně jako struktura firmy vždy individuální a odráží se od klíčových procesů ve firmě. Cílem tohoto článku je představit vám, jak nad strukturou Asany přemýšlet a jak ji nastavit. Struktura týmů a projektů pak ovlivňuje mnoho dalších oblastí: reporting, automatizace nebo i způsob implementace Asany do týmu.

Hlavní přínosy dobré struktury

  1. Budete mít lepší přehled. Budete mít jistotu, že např. v daném uloženém vyhledávání nebo v portfoliu projektů objeví vše, co tam má být.
  2. Lidé se lépe zorientují. Pokud neví, kam jaký úkol napsat, pošlou ho e-mailem. A to nechceme.

Toto je jeden z nejhodnotnější článků, který tady můžete potkat. Doporučuji věnovat mu pozornost, a pokud vám nebude cokoliv jasné, napište mi.

👉 Postup, jak si zmapovat své vlastní procesy a jak podle nich nastavit svou Asanu, najdete v článku Jak mapovat procesy.

K čemu slouží organizace

K organizaci se v Asaně váže firemní doména. Jedna organizace ale může sdružovat více domén. Z toho vyplývá, že:

Organizace je prostor buď pro jednu firmu, nebo soubor firem, které spolupracují a mají třeba i překryvy.

Je vhodné eliminovat situace, kdy má jedna firma více vlastních organizací nebo pracovních prostorů (Workspace). Je to možná maličkost, ale strašně důležitá (a pokud jste to udělali špatně, jde to vyřešit).

K čemu se využívají týmy?

  • Oddělení lidí podle struktury firmy – Asana může kopírovat strukturu firmy, tedy oddělení a týmy. Asana má jednu velkou výhodu – jeden úkol může být součástí více projektů ve více týmech, a tak můžete zajistit, že nevzniknou oddělené firmy ve ale dokáží spolupracovat. Pokud ale budete v Asaně řídit nějaký komplexní proces, který jde napříč odděleními, je lepší ho vyčlenit do samostatného týmu v Asaně. Mimochodem, je to příznak toho, že možná i vaše struktura firmy potřebuje trochu odladit (nezapomeňte, je to zrcadlo).
  • Vyčlenění velkých procesů nebo projektů – týmy můžete využít také pro zpřehlednění Asany. Co na tom, že máte jedno marketingové oddělení. U jednoho z mých klientů je v tomto oddělení 50 lidí, a tak jsem se rozhodli ho rozdělit na týmy, které řeší brand, výkonnostní marketing, kreativu a další činnosti. Orientace je pak mnohem snazší a lidi vidí jen to, co se jich týká.
  • Oddělení podobných projektů – dalším způsobem, jak zpřehlednit Asanu, je oddělení podobných projektů do samostatných týmů. Představte si firmu, která řeší B2B zakázky: má malé, střední a velké zakázky. Nebo agentura může mít buď jednorázové a dlouhodobé projekty nebo projekty podle typu: brand building, tvorba webu, reklamní kampaně. Tyto projekty klidně mohou spadat pod jedno oddělení. Pokud se ale oddělí, orientace může být lepší.
  • Řízení přístupů uvnitř firmy, nebo při spolupráci s externisty – týmy se využívají také k oddělování přístupů - kdo co může vidět. Můžete takto oddělovat externisty. Třeba v Makevisionu mám jeden tým pro interní agendu a druhý pro zakázky. Klidně by to mohlo být v jednom týmu, ale takto můžeme snadno nastavit, že externisty zveme pouze do týmu zakázek (a vždy jen na bázi dílčích projektů).

K čemu se využívají projekty?

Projekty jsou místem, ve kterém budete sdružovat úkoly, které spolu nějak souvisí. Buď jde o dílčí úkoly, které spolu souvisí pouze oblastí (např. rozvoj dovedností), nebo jde o projekt (např. tvorba webu) nebo proces (tvorba grafických podkladů). Různé typy práce je vhodné nemíchat – pak vzniká chaos. I projekt se nastavuje podle toho, pro jaký typ práce je určený.

Nemíchejte různé druhy úkolů do jednoho projektu v Asaně

Jak vytvořit strukturu týmů a projektů v Asaně

Týmy

Nejprve začněte týmy. Mít tým pro každé oddělení neuškodí. Popřemýšlejte o hlavních procesech nebo skupinách projektů. A přidejte jeden tým, kde budou všichni lidi z vaší organizace. Ten dobře poslouží v případech, kdy potřebujete řešit úkoly související s celou firmou (mimochodem jde také o skvělý způsob, jak prostřednictvím Messages informovat lidi o nějaké změně).

U týmů je třeba stanovit:

  • Název týmu: je vhodné rozhodnout, zda má název evokovat existující oddělení, oblast zájmů, nebo ad hoc tým. Pojmenování významně ovlivňuje, jak budou lidé tým vnímat.
  • Účel týmu (viz výše): existuje tým proto, aby odděloval přístupy? Aby kopíroval týmy ve struktuře firmy, nebo tým pro ad hoc projekt?
  • Popis účelu: při návrhu je vhodné účel více popsat, aby bylo možné účel dobře pochopit, pokud se na přípravě struktury podílí více lidí.
  • Správce týmu: kdo bude odpovědná osoba za tým.

Projekty

  • Název projektu: je vhodné, aby měly projekty jmenné konvence. Lépe se v nich pak orientuje.
  • Účel projektu (níže jsou příklady): proč projekt existuje? Jaký typ práce se v něm odehrává?
    • Jde o projekt; sdružuje tedy práci, který má počáteční a konečné datum, takový projekt se často na konci archivuje.
    • Jde o proces; řídí se zde tvorba grafických výstupů, zakázky, nábor nových lidí do týmu?
    • Jde o prostor pro příchozí požadavky; to je takový proces na steroidech, např. v situaci, kdy mohou lidé zvenku do Asany zadávat úkoly skrze formulář (požadavek na tvorbu grafického podkladu, tickety zákaznického servisu, hlášení bugů při vývoji aplikace).
    • Jde o dílčí úkoly; každý tým by měl mít prostor, kam se zařadí agenda týmu, která nespadá do žádného dalšího projektu. Často se označuje jako Marketing interní, Marketing agenda apod.
    • Samozřejmě mohou existovat další typy projektů.
  • Jednotka: co symbolizuje úkol (řádek nebo karta) v Asaně? Je to krok v procesu, je to zakázka, kampaň, je to grafický podklad. Je vhodné si určit, co se do projektu ukládá.
  • Uspořádání projektu (základní pohled na projekt): List, Board, Timeline, Calendar
  • Sekce projektu: jak bude projekt členěný (např. podle fází projektu, podle rolí, ...).
  • Správce projektu: odpovědná osoba, která bude zodpovídat za to, že je projekt aktuální.
  • Týmová pravidla: to, jak se spolupracuje, se může lišit i tým od týmu. Můžete popsat, kdo a za jakých okolností může vytvářet nové projekty, kdo může zvát další uživatele (např. externisty), jak se řeší Status Updates apod. Podívejte se, jak vypadají moje pravidla pro práci v Asaně.

Doufám, že pro vás byl tento článek přínosný. Pokud by vás napadlo cokoliv, co třeba není 100% jasné, budu moc rád, pokud mi napíšete.