Téma pravidel spolupráce zahrnuje celofiremní nebo týmové dohody o tom, jak se bude spolupracovat. Účelem pravidel spolupráce je nastavení jasných očekávání, abychom věděli, co od sebe čekat. Tím si ušetříme spoustu času i starostí. Je to základ spolupráce postavené na důvěře.
Pravidla spolupráce
Jak se zorientovat v Asaně
- Pokud vám někdo přiřadí úkol, najdete ho nejen v tomto projektu, ale také na stránce My Tasks.
- Všechny komentáře nebo změny týkající se projektu najdete na stránce Inbox. Pokud informaci zpracujete, můžete ji archivovat (a mít tak vždy čistý inbox 🎉). Tyto informace chodí také na e-mail – můžete tak reagovat rovnou z e-mailu, ale také můžete ve svém profilu e-mailová upozornění vypnout. Odkaz na váš profil se schovává vpravo nahoře pod profilovým obrázkem.
Dál si doporučuji projít webinář Základní orientace v Asaně a také Manuál pro lepší práci s Asanou.
Zadáván í úkolů a komunikace k projektu
- Veškerá komunikace mezi členy projektu se odehrává v Asaně nebo o ní musí být v Asaně záznam (pokud si zavoláme, výstup zaznamenáváme k souvisejícím úkolům).
- Pokud potřebujete probrat více témat najednou, vytvořte pro každé téma nebo práci samostatný úkol. Za každou komunikací je většinou skrytý úkol. Komunikace tak zůstane přehledná. Je to stejné, jako když potřebujete zadat více úkolů najednou – taky vytvoříte více úkolů (že ano? 😉).
- Úkol zadávejte do odpovídající sekce. Pokud nevíte, využijte sekci Nezařazené (pokud neexistuje, klidně ji vytvořte).
- Dokud není úkol přiřazený, není potřeba na něm pracovat.
- Pokud máte přiřazený úkol a projekt využívá vlastní pole Status úkolu, aktualizujte ho.
- Zadávejte k úkolům konkrétní termíny. Příjemce vnímá nastavený termín splnění jako návrh, který musí potvrdit.
- Zadání úkolu píšeme do pole Description v detailu úkolu a v komentářích pouze komunikujeme. Dobrá praxe je popsat zadání do pole Description, a pokud je potřeba něco plniteli sdělit (např. vyzvat ho, aby se doptal nebo potvrdil, že zadání viděl), přidat komentář.
- Úkol označuje jako splněný ten, kdo ho splnil (ne ten, kdo ho zadával). Zadavatel se o splnění dozví díky oznámení v Inboxu.
- Pokud chcete napsat celému týmu nějakou zprávu, využijte Messages. Najdete je v záhlaví projektu). Zprávy jeden na jednoho lze posílat z Inboxu.
U každého projektu také definujeme, v jakých nástrojích bude probíhat komunikace, jaké úložiště budeme využívat apod.
