Pokud zakládáte novou organizaci v Asaně nebo přebíráte odpovědnost za existující, je vhodná příležitost zkontrolovat nastavení Asany. Dal jsem dohromady kontrolní seznam bodů, které sám procházím při práci s klienty. Seznam není dlouhý, protože prvotní nastavení Asany není složité.
Ambicí toho článku ale není popsat kompletní implementaci Asany (tedy vytvoření projektů a šablon, zaškolení nebo komunikaci s týmem apod.).
Obecně
1 – Je vybrán vhodný tarif?
Vybrat si vám pomůže článek Vyplatí se placená verze Asany? Přečtěte si vše, co potřebujete ke správnému rozhodnutí.
Verze Free
1 – Je vybrán vhodný typ prostoru
(Workspace, nebo Organizace)?
Pokud si založíte účet v Asaně s e-mailem na doméně gmail.com, seznam.cz nebo u jiného bezplatného poskytovatele e-mailů, Asana vám vytvoří pouze Workspace
. Oproti plnohodnotné Organizaci
vám bude chybět možnost pracovat s týmy. Workspace se v podstatě chová jako jeden tým. Původně vznikl jako prostor pro hobby projekty a postupně se od něj upouští.
2 - Existuje člověk odpovědný za správu a řešení rozvoje Asany?
Práci s nástrojem, ať jde o Asanu nebo jiný nástroj, by měl někdo vlastnit. Tento člověk bude zodpovědný za sběr zpětné vazby, za správu a řešení rozvoje Asany. Často je to majitel firmy nebo ředitel, a v počátku to vůbec není špatně. Vedení firmy musí jít příkladem a ukazovat, že jde o důležité téma.
Verze Premium
1 – Jsou do nastavení zahrnuty všechny potřebné domény?
K jedné Organizaci
v Asaně můžete přiřadit více domén. V mojí organizaci, kterou využívám pro všechny svoje projekty, máme přiřazené tyto domény: honzapav.com, makevision.cz a uncool.cz. Lidé, kteří si vytvoří účet v Asaně s e-mailem na některé z těchto domén, se automaticky dostanou do veřejných týmů v Asaně. Proč je to vhodné? Nemusíte je přidávat ručně, což může být ve větších firmách zbytečná administrativa.
2 – Má organizace nastaveného alternativního administrátora?
V tomto případě jde spíše o zadní vrátka. V Admin console
můžete nastavit více administrátorů organizace, kteří pak mohou spravovat nastavení Asany. Víte, jak je to s tím autobusem, že?
3 – Má organizace nastavenou vhodnou strukturu týmů a projektů, včetně nastavení viditelnosti týmů a projektů?
Tomuto tématu se věnuji v samostatném článku o nastavení struktury týmů a projektů v Asaně. Je to velké a důležité téma z mnoha ohledů – většinu bodů v tomto seznamu lze odladit i v budoucnu, ale špatně nastavená struktura může zajistit, že pro vás Asana nebude fungovat.
4 – Má organizace nastavené vhodné pohledy na projekt?
Volba správného pohledu může být poměrně jednoduchá. Pro projekty se nejčastěji využívá List
a pro procesy Board
(více najdete v manuálu). Jenže pokud se s tím nesetkáte, úplně intuitivní tohle rozdělení není (a také není možné brát ho jako dogma).
5 – Míchají se v projektech různé typy úkolů?
V nástrojích na řízení práce můžete rozlišovat mezi úkoly (to-do listy), projekty a procesy. Každý typ práce má svoji povahu, vyžaduje jiné nastavení a neměl by se míchat. K míchání většinou dochází, protože firma chce minimalizovat počet projektů – jenže to není správný důvod.
Verze Business
1 – Má organizace nastavené Goals?
Goals umožňují zviditelnit firemní cíle napříč celou firmou a spojit je s dílčími úkoly. Jestli existuje lepší způsob, jak lidem ukázat, jak se jejich práce promít á do fungování firmy, ukažte mi ho. Pokud nejsou cíle nastavené, je to škoda, a také indikátor, že firma nemusí využívat Business verzi Asany naplno. Tomu chci zabránit – firma je nespokojená, stojí to peníze a odnáší to nástroj jako takový.
2 – Má organizace nastavené Portfolios?
Podobně jako v případě Goals jsou i Portfolios funkcí, která vám umožní udělat si dobrý obrázek o fungování Asany. Pokud Portfolios chybí, je to škoda. Pokud jsou nastaveny, hledám v nich podobné nesrovnalosti jako u míchání různých typů práce.
Verze Enterprise
1 – Omezení přizvání dalších guest
uživatelů
Enterprise verze Asany je první (a bohužel jediná), která vám umožní omezit zasílání pozvánek uživatelům, kteří nemají některou z domén vaší organizace – jde tedy o externisty, kteří mají guest
účet.
2 – Vynucení dvoufaktorového ověření při přihlašování
Dvoufaktorové přihlašování považuji za základ digitální bezpečnosti. V Asaně ho můžete využít ve všech verzích, ale vynutit ho pro všechny uživatele lze bohužel až ve verzi Enterprise. Škoda.
3 – Omezení nahrávání dle typu úložiště
V Enterprise verzi můžete omezit, z jakých úložišť budete přikládat soubory. Pokud firma využívá nějaké cloudové řešení (Google Workspace nebo Microsoft 365), je vhodné omezit na přikládání pouze na odpovídající úložiště (Google Drive nebo OneDrive). Zamezíte tak přístupu k úložištím, která ve firmě nevyužíváte.
4 – Má servisní účet?
Servisní účty se v Enterprise verzi využívají pro automatizace nebo zálohy. Je dobré o vědět, jestli v organizaci existují. Setkáte se s nimi i v nižších verzích Asany – jen jde o běžný účet, za který se platí.
Přechod na placenou verzi
1 – Pokud "přebíráte" správu exitující organizace, zkontrolujte existující účty
Může se stát, že ve vaší firmě Asanu už někdo zkoušel. Pokaždé, když se někdo zaregistruje s e-mailem vaší organizace (např. honzapav.com) do Asany, stane se automaticky členem této organizace. Za členy (Members
) se v Asaně platí. Předtím, než upgradujete Asanu na placenou verzi si tedy raději zkontrolujte, že v organizaci nejsou např. bývalí zamětnanci – i když už nejsou v Asaně aktivní, platí se za ně.
2 – Při upgradu ověřte, že upgradujete celou organizaci
Při upgradu si zkontrolujte, zda upgradujete celou organizadci nebo jeden tým. V závislosti na vaší roli i místě, kde na tlačítko Upgrade
kliknete, se totiž může stát, že vám Asana nabídne upgrade konkrétního týmu (ano, v Asaně může být jeden tým v placené verzi a ostatní ve Free verzi). Většinou ale chcete upgrade celé organizace – pak stačí na stránce objednávky změnít tým za celou organizaci. Pokud už se vám podařilo upgradovat tým, můžete svoje předplatné upravit (Admin console
> Billing
).