Signi zjednoduší podepisování dokumentů a smluv tak, že zapomenete, jak vypadá vaše tiskárna.
Konec otravného papírování
Zapomeňte na zdlouhavé přeposílání smluv poštou či skenem v mailu. Se Signi můžete vyřizovat své dokumenty a smlouvy elegantně a online, pěkně na pár kliknutí. Týká se to celého procesu – od návrhu dokumentu, přes jeho podpis až po následnou archivaci.
Podepisování se Signi je plně v souladu s českými i evropskými právními předpisy včetně nařízení eIDAS (elektronická identifikace). Systém podporuje všechny tři úrovně elektronického podpisu, tedy prostý, zaručený i kvalifikovaný. Navíc umožňuje ověření totožnosti na dálku, například pomocí BankID.
Dokumenty podepsané se Signi mají plnou právní závaznost.
Jak to funguje v praxi
Signi je cloudová aplikace, takže ji není potřeba stahovat ani instalovat k sobě do počítače. Používá se přímo ve webovém prohlížeči, a to z jakéhokoliv zařízení připojeného k internetu. Kromě toho má Signi i mobilní aplikaci pro iOS a Android, která slouží hlavně pro rychlé podepisování dokumentů „na cestách“.
Založení dokumentu: Můžete dokument vytvořit celý od nuly rovnou v Signi, nebo ho tam nahrát již připravený. Pak vyplníte potřebné údaje a označíte, kde se má co podepisovat.
Podpis: Zvolíte, kdo má dokument podepsat, a nastavíte způsob podpisu (prostý, zaručený nebo kvalifikovaný). Lze nastavit i pořadí podpisu, např. nejprve vedení, pak klient. Příjemci pak přijde e-mail nebo SMS s odkazem na dokument, kde jej jednoduše podepíše – nejčastěji pomocí SMS kódu, bankovní identity nebo jiného způsobu ověření identity.
Archivace: Podepsaný dokument je automaticky uložen v bezpečném online archivu v Signi. Dokument si můžete kdykoliv dohledat, stáhnout či sdílet. Máte také možnost nastavit skartaci dokumentů v souladu s platnými archivačními lhůtami. Signi rovněž pravidelně obnovuje časová razítka.
V Signi můžete snadno spolupracovat v týmu. Každý člen má svoji roli a oprávnění. Někdo dokument připraví, jiný ho schválí a další podepíše. Vždy máte přehled o tom, kdo na čem pracuje, co už je hotové a na co se ještě čeká. Schvalování, sdílení i kontrolu si v Signi nastavíte přesně podle toho, jak to ve vaší firmě funguje.
Signi je no-code nástroj, takže k jeho zprovoznění nebudete potřebovat žádného vývojáře. Zavedení Signi do firmy obvykle zvládne i administrativní pracovník, který je obeznámen s interními postupy.
Možnosti integrace Signi
Vývojářské schopnosti se vám ale budou hodit, pokud plánujete Signi propojit s dalšími systémy, které již používáte, např. se CRM systémy nebo datovými schránkami. Signi poskytuje plně dokumentované API, díky kterému můžete automaticky vytvářet a posílat dokumenty, sledovat stav podpisů nebo ukládat podepsané soubory do vlastního úložiště.
Signi je tedy dobře připravené i na automatizované firemní workflow nebo na plánovanou digitální transformaci.
Pro běžné použití je funkční a plně dostupné i bez programování, ale pokud se rozhodnete pro pokročilejší propojení s dalšími systémy, rádi vám s tím pomůžeme. Nabízíme konzultace, školení i podporu na míru – tak, abyste nástroj využili naplno a mohli svou energii věnovat tomu, co je ve vašem oboru opravdu zásadní.
