Jak na schůzky, které nebudou plýtvání časem
Schůzky jsou snad nejčastější formou komunikace v práci. Můžeme si napsat e-mail, komentář v Asaně nebo na Slacku, ale často preferujeme setkání s druhými. Schůzky preferujeme, ale přitom každý druhý remcá, že je to ztráta času.
Jak už to v případě Workflow bývá, nic není černobíle. Problém totiž není ve schůzkách, je v nás. A podobně jako v případě týmové komunikace nebo práce s digitálními nástroji, i schůzky vyžadují nové kompetence.
A protože víme, že jste tipů na lepší schůzky četli už šedesát a stále vás nové RSVP vyvedí ze zenového klidu, zaměřujeme se – kromě těch typických rad – na naše zkušenosti z praxe.
Proč máme rádi schůzky?
Pokud si chcete s kolegy vyměnit nějaké informace, něco vymyslet, rozhodnout nebo si jen pokecat, máte několik možností.
Můžete se s nimi potkat osobně. Možnost sledovat druhého člověka, jeho výrazy v obličeji nebo gesta rukou pomáhá lépe pochopit, co chce druhý říct. Jakmile se potkáváme na dálku, už o nějaké informace přicházíme (a to i v případě, že si jako empatičtí kolegové necháte zapnutou kameru). No a pak si můžeme psát. E-maily, v Asaně, na chatu. Kolegy někdy zasypeme emoji, aby věděli, že na ně oznamovací větou nekřičíme. Jindy se k nám dostane pouze několik "strohých vět.
"Hustota vjemů" se postupně snižuje. A čím méně informací předáváme druhému, tím složitější je pochopit, co chceme.
Tady pozor. Záměrně přenášíme odpovědnost za předání informace na toho, kdo ji chce sdělit. Říct někde "to je trouba, on to vůbec nepochopil" vypovídá spíše něco o nás.
Schůzky máme rádi, protože se nemusíme tolik snažit. Čím větší je hustota informací, tím jednodušší je pro nás informace druhým předat.
Asynchronní komunikace je co do hustoty informací jako lehký letní salát – svěží, rychle stravitelný a necítíte se po něm těžce. Schůzky jsou jako vydatné nedělní obědy – plné různých chutí a živin, ale vyžadují více času na přípravu i strávení.
Nízká hustota informací je hlavní problém asynchronní komunikace, která je nejčastěji psaná. Psát jasně a stručně vyžaduje roky praxe. Jako připravit salát, který zasytí.
Proč schůzky rádi nemáme?
Schůzky mají svoji odvrácenou stranu, a popravdě, když to čtete, není to příjemné čtení.
- Schůzek je příliš. I když budou sebeefektivnější, pořád jich bude víc, než chceme.
- Opravdu hodně času zabere samotná organizace schůzek. Pokud nesdílíte svou dostupnost v kalendáři, nepoužíváte týmově (ne individuálně!) nástroje jako Calendly nebo Reclaim, je nalézání překryvů v kalendáři bolestivé. Tím spíš, když neznáte cíle schůzky a důležitost schůzek, které už ostatní v kalendáři mají.
- Schůzky často odbíhají od tématu. Zabředává se do nesouvisejících témat a to podstatné se nevyřeší.
- Někteří z nás se rádi poslouchají. Někteří musí mít na všechno názor. Někteří musí opakovat, co řekli kolegové, aby prokázali svůj přínos.
- Není jasné, proč se scházíme.
- Scházíme se nepřipravení. Místo abychom si základní otázky vyříkali předem (asynchronně) a složité diskuze nechali na schůzku, zabíjíme efektivní čas schůzky něčím, co už mohlo být jasné. Opakujeme si cíle, agendu – to by každý měl při příchodu na schůzku vědět.
Všechny ty problémy způsobují, že se lidé, kteří mají málo času, stahují do úkrytu asynchronní komunikace (ta ale funguje, jen pokud na ni naskočí celý tým) a nebo se schůzkám brání, a pak je organizace schůzky složitější než výstup na Mont Blanc.
Jak schůzky vylepšit?
Pokud budete hledat nápady, jak zefektivní schůzky, najdete stále se opakující tipy. Nejsou špatné – uvádíme je níže – ale zaměřují se na to "co" můžete zlepšit a tolik neřeší "jak". Máme za to, že "jak" je mnohem složitější.
Běžné rady, které ale problém neřeší:
- Stanovujte jasné cíle a agendy pro každou schůzku.
- Omezte počet účastníků na ty, kteří jsou skutečně potřební.
- Poskytujte účastníkům materiály k přípravě před schůzkou.
- Delegujte role, jako je moderátor a zapisovatel.
- Shrnujte klíčové body a akční kroky na konci každé schůzky.
- Používejte časovač pro udržení schůzek v časovém rámci.
- Pro online schůzky si pořiďte lepší techniku (kamery, mikrofony, sluchátka nebo třeba rušení hluků přes Krisp.ai).
- Plánujte pravidelné dny bez schůzek.
Všechna ta řešení už jste četli stokrát a stejně se vaše schůzky podstatně nezlepšily, je to tak? Nejste první ani poslední. V následující části se přesuneme k řešením.
1 – Přemýšlejte o schůzkách jako o procesech
Říct, že schůzka je proces, a pak to začne fungovat je naivní, zvlášť pokud ještě procesně nepřemýšlíte (pokud je to tak, koukněte na článek o procesním řízení v malých firmách).
Řídit schůzku jako proces pro nás konkrétně znamená:
- Někdo je zodpovědný za to, jak se budou schůzky u nás v organizaci řídit (vlastník procesu "Schůzky"). Neznamená to, že musí systém vymyslet nebo že musí všechny schůzky řídit. Vlastník má zodpovědnost za to, že schůzky budou fungovat a že to každý zná. U vlastníka se taky sbíhá zpětná vazba. Ideálním vlastníkem je někdo, koho problém neefektivních schůzek svrbí nejvíc.
- Účastníci na schůzce mají role. Někdo ji řídí a hlídá čas (moderátor), někdo píše zápisky nebo úkoly.
- Schůzky vyhodnocujeme. Víme, jak poznat, že schůzky nefungují. Jak to může fungovat? To je na vás. Do zápisu si vložce odstavec se slovním zhodnocení. V Notionu si vytvořte sloupce, do kterého napíšete hodnocení schůzky jako ve škole. Vytvořte si třeba jednoduchý formulář, který se po každé schůzce pošle na účastníky – pokud je to cesta, na které se shodnete.
A to je to podstatné.
Možná se ptáte: musíme u nás takový proces mít? Jak moc ho máme popsat? Tady platí to, co obecně o procesech říkáme: pokud u vás schůzky fungují, je fajn určit vlastníka a říct si, jak si budete dávat zpětnou vazbu.
Otázka je zároveň špatně položená. Popsaný proces nic nevyřeší. Co většinou funguje?
- Shodnete se v týmu, že neefektivní schůzky jsou teď téma, které chcete řešit (řešit více "intervencí" najednou je spíš kontraproduktivní).
- Vlastník si přečte náš článek, koukne na další zdroj. Pobaví se s lidmi, kterým neefektivní schůzky taky vadí. Pak sepíše krátký "checklist" o tom, jak se budu řídit schůzky (ukázku najdete níže).
- Začne checklist vědomě používat na schůzkách – vědomě znamená, že o něm na schůzce mluví. Třeba na konci schůzky: "V checklistu ještě mám, že bychom si měli zhodnotit, jestli byla schůzka přínosná..."
- Postupně pro checklist nakoupí další lidi, přidá se do šablon apod.
Ukázka checklistu
Honza Páv: Podobný checklist si přes klávesovou zkratku vkládám při přípravě schůzky do Google Kalendáře, Notionu nebo do Asany, abych si uvědomil, jestli jsem na něco nezapomněl.
- Cíl schůzky nebo záměr
- Agenda
- Účastníci (musí se účastnit všichni?)
- Podklady
- Úkoly a role
- Výstupy
- Chceme zápis? Kdo ho bude dělat?
2 – Vyjasněte si, jaký typ schůzky organizujete
Pro řízení schůzek je nutné vědět, jaké typy schůzek existují. Jinak v týmu točíte film, ale zatímco vy točíte drama, kolega od vedle by radši situační komedii.
Typ schůzky se odvíjí od jejího cíle, účelu nebo záměru schůzky.:
- Informační schůzky: schůzky zaměřené na sdílení informací a aktualizací mezi členy týmu. Pokud bude dobře používat nástroj na řízení práce (např. Asana), můžete tyto schůzky podstatně zkrátit nebo snížit jejich frekvenci.
- Statusy, koordinační schůzky: většinou krátké schůzky pro kontrolu pokroku a statusu úkolů. Vnímejte je jako podskupinu informačních – dělají se ale často, a proto je vyčleňujeme.
- Plánovací schůzky: schůzky určené k plánování projektů a rozdělení úkolů mezi členy týmu. U takové schůzky můžete například naplnit "projektové zadání" (podívejte se na projektové řízení pro malé firmy).
- Brainstormingové schůzky: setkání zaměřená na generování nových nápadů a řešení kreativních problémů. Brainstorming by měl být vždy řízený, pokud má být efektivní.
- Rozhodovací schůzky: schůzky, kde se řeší klíčová rozhodnutí, mohou mít úplně jinou strukturu, než schůzky informační: o čem rozhodujeme, jak se budeme rozhodovat, jaké jsou přínosy a dopady, rozhodnutí a další kroky.
- Workshopy: schůzky zaměřené na zpracování konkrétních úkolů v týmu.
- Týmové schůzky Schůzky zaměřené na budování týmových vztahů a komunikaci. snídaně
- Školení a vzdělávání Schůzky určené k rozvoji dovedností a znalostí členů týmu.
Existují i další typy schůzek – třeba schůzka k vyřešení konfliktů mezi lidmi v týmu, "jedna-jedničky", ke zhodnocení projektu apod. Vytvořte si třeba schůzku k oslavě letního slunovratu. Důležité je typy rozeznávat a podle nich upravovat váš proces.
3 – Upravte si pracovní prostředí
Zvědomit si problémy, nastavit si proces a dohodnout se v týmu, že to tak teď budete dělat ještě neznamená, že máte dát nachladit prosecco.
Potřebujete ještě změnit vaše pracovní prostředí, které vás k požadovanému cíli povede. Měli byste si také přizpůsobit pracovní nástroje, ať už používáte jakékoliv. Tady sdílíme pár tipů:
- Dejte si checklist na zeď do zasedačky.
- Nechte moderátora schůzky, aby checklist a klíčové témata napsal na tabuli.
- Vytvořte si šablonu dokumentu (Google Dokumenty, Notion nebo Word), kde budete mít místo pro stručné sepsání cílů, agendy a rolí. Často pak máte přípravu pro schůzky na jedno kliknutí nebo i automaticky.
- Pokud k organizaci schůzek používáte nástroj jako Asana, vytvořte si speciální projekt pro schůzky nebo si nastavte šablony úkolů pro schůzky.
- Využijte možnost přiložit k události v kalendáři přílohu nebo alespoň odkaz na stránku ke schůzce. Podklady ke schůzce pak každý najde tam, kde by je čekal.
- Využijte klávesové zkratky, které vám vloží checklist ke schůzce kamkoliv. Nebudete si ho muset pamatovat. Můžete využít jak základní funkce vašeho operačního systému, tak i specializované nástroje jako TextExpander nebo Raycast (umí toho mnohem víc).
Aby došlo ke změně návyků, stačí si chytře upravit vaše pracovní prostředí a to vás bude ke kýženému chování směrovat.
4 – Pokud to je možné, vyhněte se schůzce
Možná už jste slyšeli: "Tahle schůzka mohla být e-mail". I když budete nejlepší ve schůzkách, pořád se může stát, že je využíváte ve špatných situacích.
Výše jsme psali, že spolupracovat asynchronně, tedy bez schůzek a často psanou formou (díky nástroji Loom můžete snadno nahrávat videa), je složité. Proč byste i tak měli o asynchronní komunikaci přemýšlet?
Tady je pár důvodů:
- Každý má jiné pracovní tempo. Manažer může být na schůzkách celý den, "maker" určitě ne (přečtěte si Maker's vs. Manager's schedule).
- Někdo preferuje hlubokou práci ráno. Někdo se naopak ráno rád schází.
- Některé typy práce se dělají lépe samostatně. Máme zkušenost, že samostatná příprava na brainstorming zvyšuje kvalitu a snižuje potřebnou délku.
- Psaní tříbí přemýšlení. Pokud budete umět napsat dobré zadání, dát lepší zpětnou vazbu nebo hluboce promyslet argumentaci, prospěje to mnoha dalším oblastem.
- V týmu jsou často různé osobnosti. Někdo preferuje čas na zamyšlení. Někdo je introvertní a na schůzkách se nerad projevuje. Někdo naopak potřebuje ostatní, aby z něj vymáčkli to nejlepší.
Asynchronní komunikaci se věnujeme v pojmech a můžete si také přečíst starší Honzův článek.
Na závěr
Schůzky rozhodně nejsou špatným nástroje na spolupráci. Ale časté hlasité protesty ukazují, že na jejich zlepšení potřebujeme pracovat.
Co si odnést?
- Schůzky nejsou problém, problémy jsme my lidi.
- Pokud si uvědomíme, čeho chceme v dané situaci dosáhnout, budeme vědět, zda je schůzka správným řešením.
- Změna nepřichází s vytvořením procesu nebo jeho dokumentace.
- Uvedení do praxe pomůže jen aktivní využívání (např. checklist) nebo úprava pracovního prostřed.
- Existují různé druhy schůzek a vy byste je měli brát v potaz při plánování.
