Záznam webináře: Změny v My Tasks (6/2021)

1. Recently Assigned: nenaplánované úkoly, sem automaticky spadají nově přiřazené úkoly.
2. Today: dnešní úkoly (často ty s vysokou prioritou)
3. Upcoming: následujících několik dní nebo týden
4. Later: neaktuální nebo odložené úkoly

• Týden před splněním (Due date) nebo začátkem úkolu (Start date) se posune z Later do Upcoming.
• V den splnění se posune z Upcoming do Today.

• Vlastní názvy sekcí, volitelný počet, volitelné pořadí.

• Nově můžete koukat na svoje úkoly přes nástěnku, kde jsou úkoly řazeny do sloupce. Pohled na List zůstává.

• Původní pravidla přesunu úkolů mezi sekcemi jsou zrušena.
• Jejich úlohu přebírají Rules , jde o funkci z Business verze Asany. Pro stránku My Tasks si můžete nastavit pravidla každý, včetně Free verze Asany.

• Sekce: Recently Assigned, Todo, Doing, Done
• Žádná pravidla

Hej, tohle se mi nelíbí!

1. Vytvořte sekce Recently Assigned, Today, Upcoming a Later.
2. Nastavte Rules → dvě pravidla:
   1. Přesun mezi Later a Upcoming: Due date is approaching + 1 week before
   2. Přesun mezi Upcoming a Today: Due date is approaching + Due today

• Klávesové zkratky.
• Pravidla se řídí pouze termínem ukončení (Due date), ne termínem začátku (Start day).
• Opakované úkoly (jeden z Hacks z nastavení) nelze automaticky přesouvat do Later.
• Sekce Later se nedá skrývat (přijde funkce "Hide if empty..."?).

Hej, to vypadá dobře!

• Můžu mít sekce, které mi chyběly:

  • Long-term Goals
  • Waiting
  • Tomorrow

• Moje osobní nastavení (rozklikněte, pokud vás zajímá) 🙊

  Sekce a pravidla

  • Recently assigned → na tuto sekci nedám dopustit, chci mít přehled o nových úkolech a jednou dvakrát denně je roztřídit.
  • Long-term Goals → roky si zakládám na tom, že si i uprostřed hromady rutinní práce najdu čas na strategické úkoly. Donedávna seděly v Upcoming a já si je musel vytahovat.
  • Today → ideálně tři čtyři úkoly, které bych chtěl dnes dotáhnout. Jeden je větší, menších může být víc. Pravidlo: termín splnění je dnes.
  • Waiting → když je za mě všechno hotové, čekám na další vstupy nebo informace, a přitom potřebuji mít úkol na očích.
  • Tomorrow → dřív jsem se musel na zítřek dívat na stránce Home. Pravidlo: termín splnění je zítra.
  • In a week → tohle je jen pro mě osobně lépe pojmenované Upcoming. Úkoly s termín, které musí být splněny v následujících 7 dnech. Pravidlo: termín splnění je v následujících 7 dnech.
  • Later → tady to zůstává při starém. Úkoly, na kterých nechci, nemůžu nebo nemá smysl pracovat.

• Tvůrce obsahu: Recently assigned, Ideas, Writing, Feedback, Publishing
• Manager: Recently assigned, Do today, Meetings, Waiting / Delegated, Upcoming, Later
• Programátor: Recently assigned, Refactoring, Bugs, New features, Learning and testing
• Grafik: Recently assigned, Waiting, Doing, In review
• Plánovač: Recently Assigned, Monday, Tuesday, Wednesday, Thursday, Friday, Later
• Priorita nadevše: To triage, High priority, Medium priority, Low priority, It doesn't make a sense to do this 💩
• GTD geek: Inbox, Big rocks, Pebbles, Send, Later (inspirace: https://zenhabits.net/big-rocks-first-double-your-productivity-this-week/)

• Podle sekcí se nedá filtrovat. Nezobrazíte si např. své vlastní úkoly, které jsou v sekci Later a nemají termín → ty úkoly, které vám zapadly.
• Na mobilu sice Board funguje hezky, ale chybí možnost přesouvat úkoly mezi sekcemi v My Tasks z detailu úkolu.

1. Představte vašemu týmu změny. Můžete jim poslat odkaz na článek níže.
2. Doporučte vhodný standard pro vaši firmu, případně úpravy pro různé role. Fakt, že nemá každý stejný přístup může přinést špatná očekávání.
3. Získejte zpětnou vazbu a iterujte.

1. Šablony úkolů: nemají centrální úložiště, jako např. Custom Fields, kopírují se se šablonami i při duplikování úkolů.
2. Messages: diskuze bez úkolů.
3. Overview a integrace.
4. Dashboards a reporting.
5. Asana jako aplikace pro desktop → https://asana.com/download
6. Trik nakonec: zadáním task.new nebo asana.new v Chromu vytvoříte nový úkol.