Je Asana vhodná pro vaši firmu?

Vytvořeno: 02. 01. 2023 | Aktualizováno: 02. 01. 2023

V tomto článku shrnuji všechny informace z webináře o Asaně, ve kterém jsme řešili 3 témata: Co Asana je a co není, jak si správně vybrat a jak Asanu implementovat. Každému z témat se plánuji věnovat ve větším detailu. Pokud vás nějaké z témat zajímá, napište mi.

Co teda Asana je a co není?

Asana je poměrně známá jako nástroj na řízení práce a vlastně i komunikaci v týmu, ale neustále se setkávám s představami, které jsou daleko od reality. Pokud si vybíráte nástroj na řízení práce a máte už od začátku špatně nastavená očekávání, jak to může dopadnout? Sám budu nejraději, když Asanu budou využívat jen organizace, pro které je vhodná. Jak to tedy je?

  • Není to nástroj na projektové řízení, ale nástroj, který pomáhá řídit jakýkoliv typ práce.
  • Není to “jeden z nástrojů”, je to hlavní místo, kde se práce koordinuje a kde probíhá komunikace.
  • Není to nástroj jen pro manažery nebo vlastníky projektů a procesů, ale způsob, jak organizovat týmovou i osobní práci.
  • Není to chat, ale alternativa k vnitrofiremním e-mailům.
  • Není to cloudové úložiště, i když lze přikládat soubory.
  • Není to nástroj pro tvorbu znalostní báze, ale místa pro dokumentaci projektů a procesů v Asaně najdete.
  • Není to alternativa ke kalendáři, i když si můžete úkoly v kalendáři zobrazit.

Jak si správně vybrat?

Abyste si mohli dobře vybrat nástroj pro řízení práce, musíte nejdřív vědět, jak jste na tom z pohledu řízení práce v organizaci dnes a kde chcete být třeba za rok dva.

Už nějakou dobu přemýšlím nad tím, jak toto rozhodování usnadnit. A proto jsem se rozhodl rozdělit firmy do čtyř skupin podle toho, jak se v jejich rámci spolupracuje. Pojďme si ho ve stručnosti představit (v detailu ho popisuju ve videu). Každý nástroj je vhodný pro nějakou skupinu. Třeba Asana je ideální pro skupiny 3 a 4. Pokud nemáte ambici se do tohoto stavu dostat, můžete si klidně vybrat jiný nástroj, který bude snadnější na používání i implementaci. S klidem vám doporučím české Freelo.

Firmy podle způsobu spolupráce

Skupina 1: Solopráce

  • Každý pracuje sám
  • Spousta schůzek
  • Žádný přehled Nejasné odpovědnosti

Skupina 2: Spolupráce

  • Spolupráce jednotlivců
  • Sdílené seznam úkolů
  • Schůzky stále klíčové
  • Základní přehled
  • Synchronní komunikace

Skupina 3: Struktura

  • Skupinová spolupráce
  • Práce na dálku
  • Dobrý přehled
  • Méně schůzek
  • Jasné odpovědnosti
  • Základní projektové řízení
  • Základní procesní řízení

Skupina 4: Systém

  • Minimum schůzek
  • Práce na dálku
  • Asynchronní komunikace
  • Zavedené procesy a projekty
  • Automatizace a integrace
  • Rozhodování na základě dat

Jak Asanu implementovat?

Ve třetí části pak popisuji, jak Asanu správně implementovat. Klíčové kroky v implementaci Asany jsou následující.

  1. Pochopte současný stav
  2. Připravte si plán
  3. Nastavte Asanu
  4. Pomozte lidem začít
  5. Nastartujte související procesy

Popis celého postupu najdete ve videu.

Záznam webináře o představení Asany

Všechny výše popsaná témata najdete v záznamu webináře o Asaně, který jsme společně s Techsoup Česká republika pořádali v prosinci 2022.

Moji prezentace z webináře si můžete stáhnout.

Přidejte se do byznys komunity!

Přidejte se do byznys komunity a získejte přístup k novinkám, tipům a trikům a pravidelným webinářům, které jinde nezískáte.

Snímek obrazovky fóra Workflow.ooo