V tomto článku shrnuji všechny informace z webináře o Asaně, ve kterém jsme řešili 3 témata: Co Asana je a co není, jak si správně vybrat a jak Asanu implementovat. Každému z témat se plánuji věnovat ve větším detailu. Pokud vás nějaké z témat zajímá, napište mi.
Co teda Asana je a co není?
Asana je poměrně známá jako nástroj na řízení práce a vlastně i komunikaci v týmu, ale neustále se setkávám s představami, které jsou daleko od reality. Pokud si vybíráte nástroj na řízení práce a máte už od začátku špatně nastavená očekávání, jak to může dopadnout? Sám budu nejraději, když Asanu budou využívat jen organizace, pro které je vhodná. Jak to tedy je?
- Není to nástroj na projektové řízení, ale nástroj, který pomáhá řídit jakýkoliv typ práce.
- Není to “jeden z nástrojů”, je to hlavní místo, kde se práce koordinuje a kde probíhá komunikace.
- Není to nástroj jen pro manažery nebo vlastníky projektů a procesů, ale způsob, jak organizovat týmovou i osobní práci.
- Není to chat, ale alternativa k vnitrofiremním e-mailům.
- Není to cloudové úložiště, i když lze přikládat soubory.
- Není to nástroj pro tvorbu znalostní báze, ale místa pro dokumentaci projektů a procesů v Asaně najdete.
- Není to alternativa ke kalendáři, i když si můžete úkoly v kalendáři zobrazit.
Jak si správně vybrat?
Abyste si mohli dobře vybrat nástroj pro řízení práce, musíte nejdřív vědět, jak jste na tom z pohledu řízení práce v organizaci dnes a kde chcete být třeba za rok dva.
Už nějakou dobu přemýšlím nad tím, jak toto rozhodování usnadnit. A proto jsem se rozhodl rozdělit firmy do čtyř skupin podle toho, jak se v jejich rámci spolupracuje. Pojďme si ho ve stručnosti představit (v detailu ho popisuju ve videu). Každý nástroj je vhodný pro nějakou skupinu. Třeba Asana je ideální pro skupiny 3 a 4. Pokud nemáte ambici se do tohoto stavu dostat, můžete si klidně vybrat jiný nástroj, který bude snadnější na používání i implementaci. S klidem vám doporučím české Freelo.
Skupina 1: Solopráce
- Každý pracuje sám
- Spousta schůzek
- Žádný přehled Nejasné odpovědnosti
Skupina 2: Spolupráce
- Spolupráce jednotlivců
- Sdílené seznam úkolů
- Schůzky stále klíčové
- Základní přehled
- Synchronní komunikace
Skupina 3: Struktura
- Skupinová spolupráce
- Práce na dálku
- Dobrý přehled
- Méně schůzek
- Jasné odpovědnosti
- Základní projektové řízení
- Základní procesní řízení
Skupina 4: Systém
- Minimum schůzek
- Práce na dálku
- Asynchronní komunikace
- Zavedené procesy a projekty
- Automatizace a integrace
- Rozhodování na základě dat
Jak Asanu implementovat?
Ve třetí části pak popisuji, jak Asanu správně implementovat. Klíčové kroky v implementaci Asany jsou následující.
- Pochopte současný stav
- Připravte si plán
- Nastavte Asanu
- Pomozte lidem začít
- Nastartujte související procesy
Popis celého postupu najdete ve videu.
Záznam webináře o představení Asany
Všechny výše popsaná témata najdete v záznamu webináře o Asaně, který jsme společně s Techsoup Česká republika pořádali v prosinci 2022.
Moji prezentace z webináře si můžete stáhnout.
