Domlouvání schůzek, které půjde samo

V Calendly si vytvoříte odkaz, který napojíte na svůj vlastní kalendář. Ten pak jednoduše nasdílíte druhé straně, která si vybere z vámi nastavených volných termínů ten, který se jí bude hodit. Vše se automaticky propíše zpět do vašeho kalendáře. Tím odpadá ruční naklikávání a zapisování.

Díky možnému propojení s Google Kalendářem, Outlookem, iCloudem a dalšími systémy Calendly zajistí, že nikdy nedojde ke konfliktu termínů. Navíc nabízí automatické připomínky pro všechny účastníky schůzky, čímž se snižuje riziko zapomenutých setkání.

Plánujte schůzky podle svých pravidel

Vy jste pánem svého času a Calendly vám dá prostředky, abyste si čas mohli organizovat přesně podle svých potřeb. Nastavit si můžete nejen svou dostupnost, ale také:

• Časové bloky – určíte si, kdy jste k dispozici a kdy naopak chcete mít nerušený čas na práci.
• Minimální rozestupy mezi schůzkami – vyhnete se přetíženému kalendáři tím, že si nastavíte pauzy mezi schůzkami, abyste měli čas na přípravu nebo odpočinek.
• Maximální počet schůzek za den – nastavíte si limit počtu schůzek, které lze v jeden den rezervovat.
• Délka schůzek podle potřeby – nastavíte si různé typy schůzek s různou délkou (např. rychlá 15minutová konzultace nebo hodinová strategická porada).

Schůzky na míru vašemu týmu

Calendly není jen pro jednotlivce – skvěle funguje i v týmech. Kromě individuálních schůzek umožňuje plánovat i kolektivní schůzky (Collective Event). Ty umožňují naplánovat setkání, které je určeno pro více hostitelů současně. Při rezervaci se zobrazují pouze termíny, kdy jsou všichni požadovaní hostitelé k dispozici.

Naopak, funkce automatického přiřazení (Round Robin) slouží k rovnoměrnému rozdělení schůzek mezi jednotlivce v týmu. Při této volbě je schůzka automaticky přiřazena prvnímu dostupnému členovi týmu podle nastavených pravidel. Toho lze využít pro rovnoměrné vytížení jednotlivých členů týmu.

Funkce skupinové schůzky (Group Event) se hodí například pro webináře, školení nebo skupinové konzultace. Tedy jeden hostitel pořádá schůzku, na níž se může přihlásit více účastníků. Termíny bývají pevně dané a více lidí si může rezervovat stejný čas.

Pro koho je Calendly to pravé?

Pro všechny, kteří pro svou práci potřebují často sjednávat schůzky. Ať už jste podnikatel nebo freelancer nabízející konzultace, obchodní tým plánující hovory s klienty, nebo HR specialista domlouvající pohovory, Calendly vám zásadně zjednodušší život.

Díky široké škále funkcí a možnostem integrace se službami jako Zoom, Microsoft Teams, Slack nebo CRM systémy se snadno začlení do vašeho pracovního ekosystému a pomůže vám mít svůj schůzkový harmonogram plně pod kontrolou.

Pokud řešíte organizaci svého času jako jednotlivec, doporučujeme vyzkoušet nástroj Reclaim.ai. Ten má totiž výbornou funkci prioritizace, díky které se vám termíny pro schůzky budou hledat ještě lépe.