Asana je nástroj, jehož cílem je stát se hlavním místem, kde se sbíhá veškerá práce ve firmě. Není to tedy jen projektový manažer nebo task list. Hlavním důvodem, proč jsem si Asanu už v roce 2013 oblíbil, byla možnost řídit v Asaně procesy.

Dnes je největší výhodou to, že přináší přehled o tom, co se děje ve firmě. Je to díky tomu, že v Asaně dokážete řídit jakýkoliv typ práce: obyčejné to-do listy (seznamy úkolů), menší i větší projekty a procesy běžné i specializované.

Díky Asaně získáte přehled

V Asaně můžete všechny tyto typy práce strukturovat do týmů a projektů. Struktura je klíčová pro to, aby vám Asana ve firmě fungovala. I proto věnuji nastavení struktury samostatný článek.

Dobrá struktura přináší několik výhod: lidé se v ní snadno zorientují, lépe nastavíte přístupy, ale hlavně získáte přehled.

Asana nabízí několik funkcí, které vám pomohou pochopit, co se aktuálně ve firmě děje, jaké projekty a procesy běží v pohodě, jaké potřebují vaši pozornost, kde se na něco zapomnělo. Pro pohled na dílčí úkoly můžete využít Advanced Search, pro pohled na celé projekty Portfolios a statistiky přináší Reporting a Dashboards.

Bez dobré struktury to ale nefunguje (nejen v Asaně).

Komunikace v Asaně

Na první pohled to není patrné, ale Asana je nástroj postavený pro komunikaci.

V Asaně můžete kromě úkolů vytvářet zprávy – buď individuální nebo skupinové (členům konkrétního týmu, projektu nebo jakékoliv skupině). Specialitou Asany jsou Status Updates. To je typ zprávy, díky které můžete v interaktivní šabloně snadno a pravidelně shrnout aktuální stav projektu. Všichni pak ví, jak se projektu daří, a nemusí se kvůli tomu každou chvíli scházet.

Většina komunikace se ale odehrává v komentářích pod úkoly. Pokud je dobře nastavená struktura a zavedená alespoň základní pravidla spolupráce (tady ukázka pravidel spolupráce a reflektuje to i Manuál pro lepší práci s Asanou), je komunikace v komentářích mnohem přehlednější než třeba v e-mailu, v Teams nebo ve Slacku.

Asana ale není chatovací aplikace. Všechny funkce jsou vytvářeny pro tzv. asynchronní komunikaci.

Kde lze využívat Asanu?

Asanu dnes můžete využívat jako webovou nebo mobilní aplikaci nebo ve formě aplikace pro stolní počítače. Verze pro mobil a tablet jsou většinou pozadu za funkcemi webové nebo "stolní" verze. V běžné praxi to ale není problém.

Asana nabízí taky spoustu integrací s dalšími nástroji. Pokud např. připojíte soubor z Google Disku, můžete v Asaně získávat upozornění na nové komentáře. Asana má taky robustní a spolehlivé API, které často využívám pro automatizace firemních procesů.

Je pro vás Asana vhodná?

Přemýšlíte o tom, zda je pro vás Asana vhodná? Připravil jsem dotazník, který vám pomůže uvědomit si co potřebujete a zda pro vás bude Asana vhodná. Za zmínku stojí určitě i článek, ve kterém popisuji, jak si správně vybrat nástroj na řízení práce.