Záznam webináře: Změny v My Tasks (6/2021)

Vytvořeno: 09. 07. 2022 | Aktualizováno: 09. 07. 2022

Asana se v červnu 2021 rozhodla razantně změnit způsob, jakým se pracuje s My Tasks. V tomto záznamu webináře se dozvíte nejen o změnách, ale také o vhodném nastavení.

Podívejte se na záznam webináře

👴 1 – Jaká byla stránka My Tasks dříve?

Každý nástroj vám umožňuje zobrazit vaše úkoly podle termínu splnění, projektu, štítku, abecedy, ... ale málokterý nástroj vás motivuje k 1) formálnímu přijetí úkolu a 2) prioritizaci práce. Asana jo.

Členění stránky

Všechny vám přiřazené úkoly se zobrazovaly v sekci My Tasks. Vašim cílem bylo roztřídit je a naplánovat si práci → to je hlavní účel stránky!

  1. Recently Assigned: nenaplánované úkoly, sem automaticky spadají nově přiřazené úkoly.
  2. Today: dnešní úkoly (často ty s vysokou prioritou)
  3. Upcoming: následujících několik dní nebo týden
  4. Later: neaktuální nebo odložené úkoly

Automatické přesouvání úkolů s termíny

Úkoly se přesouvají kliknutím na ikonu vpravo v řádku úkolu nebo klávesovými zkratkami.

Pokud je úkol nastavený na konkrétní termín, uložte si ho do Later. Jakmile se bude blížit termín splnění, sám se vám bude posouvat.

  • Týden před splněním (Due date) nebo začátkem úkolu (Start date) se posune z Later do Upcoming.
  • V den splnění se posune z Upcoming do Today.

🤷‍♂️ 2 – Jaká je stránky My Tasks nyní?

Podstata změny: My Tasks v Asaně si teď může každý nastavit tak, aby vyhovovalo jeho pracovnímu stylu. Platí jako pro Members, tak Guests.

Vlastní sekce

  • Vlastní názvy sekcí, volitelný počet, volitelné pořadí.

Board

  • Nově můžete koukat na svoje úkoly přes nástěnku, kde jsou úkoly řazeny do sloupce. Pohled na List zůstává.

Rules

  • Původní pravidla přesunu úkolů mezi sekcemi jsou zrušena.
  • Jejich úlohu přebírají Rules , jde o funkci z Business verze Asany. Pro stránku My Tasks si můžete nastavit pravidla každý, včetně Free verze Asany.

Základní nastavení

  • Sekce: Recently Assigned, Todo, Doing, Done
  • Žádná pravidla

😠 3 – Jak zachovat status quo?

Hej, tohle se mi nelíbí!

Dobrá zpráva je, že můžete z cca 95 % zachovat původní nastavení.

Jak vytvořit původní nastavení?

  1. Vytvořte sekce Recently Assigned, Today, Upcoming a Later.
  2. Nastavte Rules → dvě pravidla:
    1. Přesun mezi Later a Upcoming: Due date is approaching + 1 week before
    2. Přesun mezi Upcoming a Today: Due date is approaching + Due today

Co nelze zachovat?

  • Klávesové zkratky.
  • Pravidla se řídí pouze termínem ukončení (Due date), ne termínem začátku (Start day).
  • Opakované úkoly (jeden z Hacks z nastavení) nelze automaticky přesouvat do Later.
  • Sekce Later se nedá skrývat (přijde funkce "Hide if empty..."?).

😁 4 – Jak využít nové nastavení lépe?

Hej, to vypadá dobře!

Dopad na moje osobní nastavení:

  • Můžu mít sekce, které mi chyběly:

    • Long-term Goals
    • Waiting
    • Tomorrow
  • Moje osobní nastavení (rozklikněte, pokud vás zajímá) 🙊

    Sekce a pravidla

    • Recently assigned → na tuto sekci nedám dopustit, chci mít přehled o nových úkolech a jednou dvakrát denně je roztřídit.
    • Long-term Goals → roky si zakládám na tom, že si i uprostřed hromady rutinní práce najdu čas na strategické úkoly. Donedávna seděly v Upcoming a já si je musel vytahovat.
    • Today → ideálně tři čtyři úkoly, které bych chtěl dnes dotáhnout. Jeden je větší, menších může být víc. Pravidlo: termín splnění je dnes.
    • Waiting → když je za mě všechno hotové, čekám na další vstupy nebo informace, a přitom potřebuji mít úkol na očích.
    • Tomorrow → dřív jsem se musel na zítřek dívat na stránce Home. Pravidlo: termín splnění je zítra.
    • In a week → tohle je jen pro mě osobně lépe pojmenované Upcoming. Úkoly s termín, které musí být splněny v následujících 7 dnech. Pravidlo: termín splnění je v následujících 7 dnech.
    • Later → tady to zůstává při starém. Úkoly, na kterých nechci, nemůžu nebo nemá smysl pracovat.

Možnosti nastavení

Podívejte se na možnosti nastavení My Tasks pro různé role.

Na co si dát bacha?

  • Podle sekcí se nedá filtrovat. Nezobrazíte si např. své vlastní úkoly, které jsou v sekci Later a nemají termín → ty úkoly, které vám zapadly.
  • Na mobilu sice Board funguje hezky, ale chybí možnost přesouvat úkoly mezi sekcemi v My Tasks z detailu úkolu.

🏉 5 – Jak implementovat změny do týmu?

  1. Představte vašemu týmu změny. Můžete jim poslat odkaz na článek níže.
  2. Doporučte vhodný standard pro vaši firmu, případně úpravy pro různé role. Fakt, že nemá každý stejný přístup může přinést špatná očekávání.
  3. Získejte zpětnou vazbu a iterujte.
Jak na nové My Tasks v Asaně - Honza Páv

🆕 6 – Co je nového v Asaně za poslední půlrok?

  1. Šablony úkolů: nemají centrální úložiště, jako např. Custom Fields, kopírují se se šablonami i při duplikování úkolů.
  2. Messages: diskuze bez úkolů.
  3. Overview a integrace.
  4. Dashboards a reporting.
  5. Asana jako aplikace pro desktophttps://asana.com/download
  6. Trik nakonec: zadáním task.new nebo asana.new v Chromu vytvoříte nový úkol.

Přidejte se do byznys komunity!

Přidejte se do byznys komunity a získejte přístup k novinkám, tipům a trikům a pravidelným webinářům, které jinde nezískáte.

Snímek obrazovky fóra Workflow.ooo